顧客カルテ・顧客名簿の作り方｜書く項目のテンプレートと紙・Excel・LINEでの管理、個人情報の注意点

顧客カルテは、お客さま1人ごとに来店・施術・会話の内容を残す記録です。連絡先を並べた顧客名簿とは役割が違い、作るときは「1行1人の名簿」と「来店ごとの記録」を分けると続けやすくなります。

この記事では、書く項目のテンプレート、名簿とリストの作り方、紙・Excel・Googleスプレッドシート・LINE・アプリで持つときの違い、個人情報保護法で押さえることを、辞書・法令・各社の公式ページの記載で整理します。法令とツールの記載は2026年10月26日に確認しました。書いているのは、LINE予約・顧客管理サービス「エールス」の運営元です。エールスにはカルテの機能が無いため、自社の話は最後の節に分けています。

この記事でわかること

• 顧客カルテと名簿・データベースの違い： 辞書と個人情報保護法の定義から、それぞれ何を指すか。
• 書く項目のテンプレート： 業種を問わない基本の項目と、美容・整体・教室・飲食で足す項目。体調や持病を書くときの注意。
• 作り方と道具： 1行1人で始める5ステップと、紙・Excel・スプレッドシート・LINE公式アカウント・電子カルテアプリの無料の範囲。
• 法令と保存期間： 件数が少なくても個人情報保護法の対象になる点、漏えいしたときの報告、カルテの保存期間の考え方。

顧客カルテとは｜顧客名簿・顧客リスト・顧客データベースとの違い

顧客カルテは1人ごとの来店と施術の記録で、顧客名簿は連絡先の一覧です。どちらも検索できる形に整えると顧客データベースになります。

「カルテ」はもともと医療の言葉です。デジタル大辞泉は、カルテをドイツ語のKarteから来た語として「医師の診療記録カード」と説明しています。辞書には店舗の顧客記録という意味は載っておらず、美容室やサロン、整体院が使う「顧客カルテ」は、この言葉を店の記録に当てはめた呼び方です。

一方、名簿は「ある組織・団体などに属する人の氏名や住所を書き連ねた帳簿」です。データベースは、関連するデータを集めて検索や更新をしやすくしたものを指します。個人情報保護法では、特定の人の情報を検索できるように体系的に整えた集まりを「個人情報データベース等」と呼び、紙でも五十音順に並べて索引を付ければ当たるとしています（表1）。

言い方は店によって違い、名簿まで含めて「カルテ」と呼ぶ店もあります。大事なのは呼び方より、連絡先のように1人1つしか無い情報と、来店のたびに増える記録を、同じ欄に混ぜないことです。名簿とカルテをつないで次の連絡や提案に使う仕組みをCRMと呼び、その意味はCRMとは？意味とSFA・MAとの違いで説明しています。

顧客カルテに書く項目｜全業種に共通の基本テンプレート

顧客カルテの基本は、名簿の5項目と、来店ごとの記録の5項目です。業種で足す項目は、その下に足していきます。

表2は、業種を問わずに使える項目の例です。最初から項目を増やすと書く手間が増えて続かないので、まずはこの10項目から始め、足りないものだけを足していきます。顧客カルテのテンプレートとして、紙の用紙の欄にも、Excelやスプレッドシートの列にも、そのまま使えます。

「お客さまの言葉・好み」の欄には、本人が話した事実だけを書きます。「気難しい」のような評価を書くと、スタッフ同士で共有したときに接客がぶれますし、お客さまから開示を求められたときにも困ります。

業種で足す項目｜美容・整体・教室・飲食

業種で足すのは、仕上がりを再現するための項目と、安全のために確かめる項目です。必要なものだけを足します。

• 美容室・ネイル・まつエク： 施術後の写真、カラーの色番号や薬剤、デザイン、長さ。写真を多く残すなら、写真をまとめて持てる電子カルテのほうが探しやすくなります
• エステ・リラクゼーション： 肌や体の状態、回数券や契約の内容と残り回数、同意書の控え
• 整体・整骨院・鍼灸院： 来院の目的、施術した部位、次回までの過ごし方の説明。保険を扱う院は、法定の施術録と運用の台帳を分けて考えます
• 教室・スクール： 受講しているコース、進み具合、振替の記録
• 飲食店： 来店の目的（記念日など）、好み、アレルギーの申告

サロンの業種ごとの項目と電子カルテの選び方はサロンの電子カルテの選び方で、整体・整骨院の施術録と顧客台帳の分け方は整体・整骨院の顧客管理で詳しく書いています。

持病など病歴に当たる欄は、取得の前に本人の同意を取る

特定の病気にかかっていることが分かる情報は要配慮個人情報で、取得には原則として本人の同意が要ります。

個人情報保護法2条3項は、病歴を含む個人情報を「要配慮個人情報」と定めています。同法20条2項は、法令に基づく場合などを除き、要配慮個人情報を「あらかじめ本人の同意を得ないで」取得してはならないとしています。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は、病歴を「特定の病歴を示した部分」と説明しています。

服薬や体調の欄も、病名が分かる書き方にするかどうかで扱いが変わるので、何をどこまで書くかを先に決めます。施術の安全のために持病や服薬、アレルギーを聞く店では、カウンセリングシートに「何のために聞くか」を書き、お客さまに記入してもらう形にすると、同意を取った記録が残ります。安全のために要らない情報は、そもそも聞かないのがいちばん確かな対策です。

顧客名簿・顧客リストの作り方｜1行1人で始める5ステップ

顧客リストは、項目を決めて1行1人で入れ、表記のルールと見られる人を決めれば作れます。道具は後から選べます。

Excelで作る場合の具体的な手順（テーブルへの変換、入力規則、XLOOKUPでのつなぎ方）は、エクセルで顧客管理する方法にまとめています。

名簿と来店ごとの記録は、別の表に分ける

名簿は1人1行、来店ごとの記録は1来店1行にして、2つを顧客IDでつなぐと、何年続けても表が崩れません。

名簿の横に「1回目」「2回目」と列を足していくと、来店の多いお客さまほど行が横に長くなり、検索も並べ替えもしにくくなります。来店ごとの記録を別の表にして、各行に顧客IDと来店日を入れておけば、「この3か月来ていない人」「この半年で3回以上来た人」も絞り込めます。紙のカルテでも同じで、1人1枚の表紙（名簿）に、来店ごとの記録を足していく作りにすると探しやすくなります。

顧客リストの管理で決めておく4つのルール

決めるのは、顧客IDの付け方、表記のそろえ方、更新日の残し方、見られる人の4つです。最初に紙1枚に書いておきます。

• 顧客ID： 通し番号で付け、削除した人の番号は使い回さない。同姓同名や結婚による姓の変更でも同じ人だと分かります
• 表記： ふりがなはひらがな、電話番号は半角、日付は年から書く、メニュー名は一覧から選ぶ。表記ゆれがあると検索で漏れます
• 更新日： 名簿の行ごとに最後に直した日を残す。連絡先がいつの情報かが分かります
• 見られる人： 名簿を開けるスタッフと、書き換えてよいスタッフを決める。辞めたスタッフのアカウントや鍵はその日に止めます

紙・Excel・スプレッドシート・LINE・アプリで持つときの違いと無料の範囲

顧客カルテはどの道具でも無料から持てます。違いが出るのは、共有のしやすさ・写真・件数の上限です。

表3は、それぞれの公式ページに書かれた上限と、向く使い方を並べたものです。電子カルテアプリの料金は会社ごとに違い、無料の範囲も変わるため、表には入れていません。

紙のカルテ｜すぐ書けるが、探す・共有する・保管するで詰まる

紙のカルテは費用がかからずすぐ書けます。弱いのは、名前で探す・複数人で同時に見る・保管する場面です。

紙のままでも、名簿を五十音順に並べてインデックスを付けていれば、個人情報保護法の「個人情報データベース等」に当たります（ガイドライン通則編）。紙だから法律の対象外になるわけではなく、鍵のかかる棚に置く、要らなくなったらシュレッダーにかける、といった扱いが求められます。

Excel・Googleスプレッドシート｜検索と並べ替えができるが、共有の設定に注意

表計算は検索と並べ替えができ、名簿づくりに向きます。スプレッドシートは1ファイル2,000万セルまで入ります。

Googleドライブのヘルプによると、Googleスプレッドシートは1ファイルあたり2,000万セルまたは100MBまでです。Excelは手元のパソコンにExcelがあれば追加の費用はかからず、Googleスプレッドシートは無料のGoogleアカウントで使えます。名簿を10列で作れば2,000万セルは200万人分に当たる計算なので、店の顧客名簿で気をつけたいのは上限より共有の設定です。「リンクを知っている全員」で共有すると、URLが漏れたときに誰でも開けます。共有は、スタッフ一人ひとりのGoogleアカウントを指定して行います。

LINE公式アカウントのタグとノート｜無料はタグ5個・ノート1件まで

LINE公式アカウントのチャットでは、友だちにタグとノートを付けられます。無料はタグ5個・1人1個・ノート1件までです。

LINEヤフーの公式コラム（2025年7月24日更新）によると、基本の機能ではタグを5個まで作れて、1つのチャットルームに1個付けられ、ノートは1件です。2025年3月から提供のチャットProオプション（月額3,000円・税別）を付けると、タグは300個・1つのチャットルームに30個まで、ノートは1,000個までになります。LINE公式アカウントで無料でできる顧客管理の全体は、LINE CRMとは？無料でできる顧客管理で整理しています。

LINE公式アカウントには美容向けの顧客管理のマニュアルもあり、顧客の検索、カウンセリングシートの回答の確認、カルテ（施術記録）の作成と共有ができると書かれています。カルテには1件あたり6枚まで、1枚5MB以下の画像を付けられ、お客さまとのカルテの共有にはLINE Beautyとの連携が要ります。使える条件と料金は、LINEヤフーの公式ページで確かめてください。

電子カルテアプリ｜写真と施術の履歴を1台にまとめる

施術写真を多く残すサロンは、写真とメモを同じ画面で持てる電子カルテアプリが向きます。選ぶ前に書き出しの可否を見ます。

電子カルテアプリは、端末に保存する型、クラウドに保存する型、予約の機能と一体の型に分かれます。無料の範囲の決め方は会社ごとに違い、書き出しの機能が無いアプリでは、上限に当たってから乗り換えようとしてもデータを持ち出せません。タイプごとの違いと確かめる点は、サロンの電子カルテの選び方で整理しています。

顧客名簿は件数が少なくても個人情報保護法の対象

検索できる顧客名簿を事業に使えば、件数に関係なく法律の対象です。5,000人分以下の除外は2017年に無くなりました。

個人情報保護委員会のQ&A（Q1-50）は、「特定の個人の数の多寡にかかわらず、個人情報取扱事業者に該当します」と答えています。以前は5,000人分以下しか扱わない事業者は対象外でしたが、2017年5月30日の改正法の施行で、この除外は無くなりました。

個人情報保護委員会が中小規模事業者3,821者から回答を得た実態調査（令和6年）では、保有する顧客情報が100人以下の事業者が65.8%でした。同じ調査で、漏えい等の報告の義務を「知らなかった」と答えたのは77.3%、個人情報保護の担当者がいない事業者は約7割でした（いずれも回答した3,821者に対する割合）。小さな店でも顧客名簿を持つ以上、表4の5つの場面で何をするかは決めておく必要があります。

従業員100人以下の事業者は、ガイドラインで「中小規模事業者」とされ、安全管理措置の手法の例が軽めに示されています（取り扱う個人情報の本人の数が過去6か月以内のいずれかの日に5,000を超える事業者などは除きます）。ただし義務そのものは同じで、手法が簡単になっているだけです。個人情報保護委員会は、中小企業向けに個人データの取扱要領の例などのひな形を配っています。

退職したスタッフが顧客名簿を持ち出す問題もあります。まつげエクステ店の元従業員による顧客カルテの持ち出しが争われた裁判では、店が従業員の私用スマホのグループチャットでカルテを共有していたことなどから、営業秘密として管理されていなかったとして、店の請求が退けられたと報じられています（東京地裁・2020年11月17日判決）。見られる人を絞ることは、漏えいを防ぐだけでなく、持ち出されたときに店を守ることにもつながります。

漏えいしたとき｜要配慮個人情報を含めば1件でも報告の対象

病歴など要配慮個人情報を含む個人データの漏えいは、件数の下限なく、委員会への報告と本人への通知の対象です。

個人情報保護法施行規則7条は、報告の対象として、要配慮個人情報を含む個人データの漏えい等（1号）、財産的な被害が生じるおそれのあるもの（2号）、不正の目的によるもの（3号）、本人の数が1,000人を超えるもの（4号）を挙げています。1号には件数の下限がありません（高度な暗号化などの措置をしたデータは除かれます）。病歴に当たる内容を書いたカルテを1件なくしただけでも、報告の対象になりえます。当たるかどうかは書いた内容と状況で決まるので、迷ったら個人情報保護委員会の窓口に相談します。

漏えいは紙でもデジタルでも起きます。個人情報保護委員会の年次報告の概要では、民間事業者からの漏えい等の報告の処理は令和7年度に17,139件、令和6年度に19,056件でした。2025年10月には、整体・マッサージ店の店舗のパソコンが不正アクセスを受け、初診アンケートに記入した最大15,210人分の情報が流出した可能性があると報じられました。

顧客カルテの保存期間｜店の記録に一律の決まりは無い

美容室やサロンの顧客カルテに、法律で決まった保存期間はありません。整骨院の受領委任の施術録は5年です。

医師の診療録は医師法24条で5年の保存が義務になっていますが、これは医師のカルテの話です。美容師法と同法施行規則には、顧客カルテの保存期間を定めた条文がありません（2026年10月26日にe-Govで確認）。

保険を扱う施術所には、療養費の取扱いの定めがあります。柔道整復の療養費の受領委任の取扱規程は、受領委任に係る施術の施術録を「施術が完結した日から5年間保存すること」としています（厚生労働省 保険局長通知）。はり・きゅう・あん摩マッサージ指圧の療養費については、留意事項の通知が、施術完結の日から5年間保管するよう団体が周知していることを「参考にされたい」と書いています。

保存の決まりが無い記録は、個人情報保護法22条の考え方に沿って、使わなくなったら消すのが基本です。「最後の来店から○年たったら消す」と店で年数を決め、紙はシュレッダーで、データは削除で、決まった時期にまとめて処分します。

紙のカルテをデジタルに移す手順

紙のカルテは、新しいお客さまから先にデジタルで書き始め、よく来るお客さまの分を移し、最後に紙の保管と廃棄を決めます。

全部の紙を一度に打ち込む必要はありません。来店したお客さまの分をその場で移していけば、よく来るお客さまから順にデジタルに揃っていきます。何年も来ていないお客さまの紙は、移さずに店で決めた年数で処分する、と決めてしまうのも一つの方法です。

写真をスマホで撮っている店は、カルテに写真を付けられる道具を選ぶと、スマホの写真フォルダとカルテを行き来しなくて済みます。スタッフの私用スマホに顧客の写真を残したままにしないよう、店の端末に集めるルールも決めておきます。

カルテは表やアプリ、予約と連絡はLINEに｜エールスでできること

エールスにカルテの機能はありません。LINEでの予約・配信・顧客（友だち）管理を受け持ち、カルテは別に置きます。

エールスは、この記事を書いている運営元のサービスです。LINE公式アカウントにつないで、予約の受け付け、Googleカレンダーとの同期、予約の24時間前のリマインダー、一斉配信、AI応答を1つの管理画面で扱います。料金ページの記載は表5のとおりです。

予約がLINEで来る店なら、名簿の「連絡先」と「次回の予約」はLINEの側に、施術の内容や写真はスプレッドシートや電子カルテアプリの側に置く、という分け方ができます。名簿とカルテを1つの道具にまとめたい店や、施術写真を多く残すサロンには、エールスだけでは足りません。電子カルテか、顧客管理システムを合わせて検討してください。

よくある質問

Q. 顧客名簿の連絡先に、お知らせやキャンペーンの案内を送ってもよいですか。

A. 集めるときに示した利用目的に案内の送付が含まれていれば送れます。個人情報保護法17条2項は、後から利用目的を変えられるのを、元の目的と関連があると合理的に認められる範囲までとしています。案内を送るつもりなら、カウンセリングシートや掲示の利用目的に「お知らせの送付」を最初から入れ、名簿の「連絡の可否」の欄で本人の希望を分けておきます。

Q. クラウドのアプリやスプレッドシートに顧客名簿を入れると、第三者への提供になりますか。

A. 個人情報保護委員会のQ&A（7-53）は、クラウドサービスの事業者が個人データを取り扱うことになっているかどうかで判断するとしています。取り扱わない契約なら提供には当たらず、店が自分で安全管理措置をとる対象になります。利用規約で、データの扱いと保存先を確かめてから入れてください。

Q. LINE公式アカウントのノートに書いた内容は、お客さまに見えますか。

A. 見えません。LINEヤフーの公式コラムは、ノートに書いた情報は友だち追加したユーザー本人に見られることはないと説明しています。ただし店のスタッフは管理画面から見られるので、評価や推測ではなく、本人が話した事実だけを書きます。

Q. スタッフの私用スマホで顧客カルテを見てもよいですか。

A. 法律で一律に禁止されてはいませんが、見られる人と端末を店で決めておく必要があります。私用スマホのグループチャットでカルテを共有していた店が、持ち出しをめぐる裁判で「秘密として管理していなかった」とされた例も報じられています。店の端末か、スタッフごとにアカウントを分けられる道具を使います。

Q. 紙のカルテをスキャンして画像で残すのは、デジタル化になりますか。

A. 保管場所は減りますが、画像のままでは文字で検索できません。名前で探せるよう、ファイル名に顧客IDと氏名を付けるか、名簿だけは表に打ち込んでおくと探しやすくなります。画像のデータも個人データなので、保存先のパスワードと見られる人の設定は紙と同じように決めます。

まとめ

顧客カルテは来店ごとの記録、名簿は連絡先の一覧です。2つを分けて作り、見られる人と消す時期を決めます。

• 顧客カルテは1人ごとの来店・施術・会話の記録、顧客名簿は連絡先の一覧。検索できるように整えると顧客データベースになる
• 書く項目は、名簿5項目（顧客ID・氏名・連絡先・初回来店日・連絡の可否）と来店ごとの記録5項目から始める
• 名簿は1人1行、来店の記録は1来店1行にして、顧客IDでつなぐ
• Googleスプレッドシートは1ファイル2,000万セルまで。LINE公式アカウントの無料のノートは1人1件まで
• 検索できるように整えた顧客名簿を事業に使えば、件数が少なくても個人情報保護法の対象。病歴に当たる情報は要配慮個人情報で、取得には本人の同意が要り、漏えいは1件でも報告の対象になりうる
• 美容室やサロンのカルテに法定の保存期間は無い。店で年数を決めて、使わなくなったら消す

予約や問い合わせがLINEで来る店は、エールスのFreeプランで予約・配信・カレンダー連携を試せます。カルテそのものは、表2のテンプレートをスプレッドシートや電子カルテアプリに置いて始めてください。

参考情報

• カルテ（コトバンク・デジタル大辞泉ほか）
• 名簿（コトバンク・デジタル大辞泉）
• 個人情報の保護に関する法律（e-Gov法令検索）
• 個人情報の保護に関する法律施行規則（e-Gov法令検索）
• 個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）（個人情報保護委員会）
• Q&A Q1-50（個人情報保護委員会）
• 「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」に関するQ&A（個人情報保護委員会）
• 法令・ガイドライン等とお役立ちツール（個人情報保護委員会）
• 中小規模事業者の安全管理措置に関する実態調査の結果（個人情報保護委員会・令和6年）
• 令和7年度 年次報告の概要（個人情報保護委員会）
• 医師法（e-Gov法令検索）
• 美容師法（e-Gov法令検索）
• 柔道整復師の施術に係る療養費について（厚生労働省 保険局長通知・保発0116第1号）
• はり師、きゅう師及びあん摩・マッサージ・指圧師の施術に係る療養費の取扱いに関する留意事項等（厚生労働省）
• Googleドライブに保存できるファイル（Googleドライブ ヘルプ）
• Googleコンタクトの上限（Googleコンタクト ヘルプ）
• LINE公式アカウントの「タグ」「ノート」機能（LINEヤフー for Business）
• LINE公式アカウント 顧客管理マニュアル（LINEヤフー for Business）
• Square 顧客リスト（公式）
• まつげエクステ店の顧客カルテ持ち出しをめぐる判決の報道（労働新聞社）
• 整体・マッサージ店への不正アクセスの報道（ScanNetSecurity）