サロンの電子カルテの選び方｜無料アプリの上限と業種別の記録項目・移行の注意

サロンの電子カルテは、お客様ごとの施術履歴・写真・カウンセリング内容をスマホやタブレットに残す仕組みです。データを端末に置くものとクラウドに置くものがあり、無料プランの上限は顧客数・カルテの件数・写真の枚数、有料でも写真の保管期間に上限を設けるものがあります。業種と人数に合わせて、保存場所と書き出しの可否から選びます。

料金や上限は、2026年9月19日に各社の公式ページで確認した記載だけを載せ、順位づけはしていません。

この記事でわかること

• 業種別の記録項目： 美容室・ネイル・まつエク・エステ・トリミングで残す項目を1枚の表に。
• 無料アプリの上限： 無料でどこまで使えるかを各社の記載で比較。
• 移行と個人情報の注意： 紙からの移し方、乗り換え時の書き出し、持病や服薬の欄の扱い。

サロンの電子カルテとは｜施術履歴と写真をスマホ・タブレットに残す仕組み

お客様ごとの施術履歴・写真・カウンセリング内容を、紙ではなくスマホやタブレットに記録する仕組みです。

記録する中身は紙のカルテと同じで、連絡先、来店日、メニュー、使った薬剤や材料、施術前後の写真、次回に向けたメモです。違うのは、写真とメモがお客様ごとに紐づき、名前で呼び出せることです。

A’staff Cloudの電子カルテBasicは「施術前後の写真や使用した薬剤情報、お客様の会話の好み」をクラウドに蓄積すると書き、KaruteKunはカルテに加えて予約と売上の管理を基本機能に含めています。

カルテは施術の記録で、顧客台帳とは役割が少し違います。LINEの友だちを台帳にする考え方はLINE CRMとは？無料でできる顧客管理とCRMオプション・ツールの選び方、顧客管理システム全般は顧客管理システム（CRM）とは？失敗しない選び方と目的別おすすめツール比較で扱っています。

紙のカルテと電子カルテの違い｜探す・共有する・写真の3点

違いは、名前ですぐ探せること、スタッフや店舗で共有できること、写真をカルテに紐づけられることの3点です。

電子カルテは、データを端末に置くかクラウドに置くかで、機種変更や紛失のときの影響が変わります。

端末に保存するタイプは、ネットにつながらなくても動き、データを外に出さない点が長所です（カルテナは「クラウドに顧客情報を預けたくない方も安心です」と記載）。そのぶん、バックアップは店の側の仕事になります。

医療機関の電子カルテとは別の道具

病院や診療所の電子カルテとは別物で、サロンでは施術と接客の記録を残す道具として選びます。

「電子カルテ」で調べると医療機関向けの製品も出てきます。医療機関や薬局の医療情報システムには、厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」（第7.0版・令和8年6月）があり、医療の記録を前提に作られています。

サロン向けは、施術写真・メニュー・薬剤・次回の提案といったサロンワークの項目を持っています。比べるときは「美容」「サロン」向けとうたう製品から選びます。カルテに書くのは見た状態とお客様の申告、施術の内容で、診断名を推測して書く場所ではありません。

業種別｜電子カルテに残す項目

基本情報・施術内容・写真・健康と安全の確認・同意の記録を軸に、業種ごとの項目を足していきます。

先に何を残すかを決めておくと、アプリの項目が足りるかを比べられます。当サイトで業種ごとに整理した設計例です（名前・連絡先・来店日・メニューは共通なので省いています）。

「健康・安全の確認」の列には要配慮個人情報に当たりうる内容が入ります。扱い方は「電子カルテと個人情報」で説明します。整体・整骨院の施術録と顧客台帳の作り方は、整体・整骨院の顧客管理｜紙・LINE・カルテが散らからない台帳の作り方で扱っています。

美容室・ネイル・まつエク｜写真とデザイン、使った薬剤を残す

次回も同じ仕上がりを出せるよう、施術前後の写真と、使った薬剤・カラー・デザインを残します。

再現に要るのは、写真と、そのとき使った材料の記録です。A’staff Cloudは業種別の説明で、美容室は「カラーやパーマの薬剤履歴を正確に記録し、次回提案へ」、ネイルは使用したジェルやパーツ、お客様の好みのデザインを記録する、としています。

ネイルには、個人ネイルサロン専用のネイルカルテのようなアプリもあり、無料のフリープランから試せます。

まつエクは、A’staff Cloudがマツエク向けに「カール・本数・長さ・太さ等のデザインを細かくデジタル管理」と書き、カルテナも対応業種にまつエク・まつパを挙げています。

美容室で予約・会計（POS）まで含めてシステムを選びたい場合は、美容室の顧客管理システム比較｜サロンボード・POS・LINE基点型の違いと選び方で4つのタイプを比べています。

エステ｜肌の状態と、契約書面・同意書の控えを残す

エステは施術部位と肌の状態の経過に加えて、コース契約の書面と同意書の控えをカルテに紐づけます。

エステは、コース契約に特定商取引法がかかる点がほかと違います。消費者庁の案内では、皮膚の美化・体型を整える・体重を減らすための施術で、期間が1月を超え、金額が5万円を超えるものが「特定継続的役務提供」です。契約前に概要書面、契約後に契約書面を渡す必要があり、書面を受け取った日から8日以内ならクーリング・オフができます。

2023年6月1日から、この書面は消費者の承諾を得れば電子メールなどで渡せます。ただし消費者庁のガイドラインは、承諾の手続きに不備があれば書面を交付したとはみなされず、書面交付義務違反として罰則の対象にもなる、と書いています。どの書面をいつ渡し、承諾をどう取ったかを、カルテから追えるようにしておきます。

BeKARTEは役務契約の電子契約、A’staff Cloudは電子同意書とiPad上のデジタル署名、LiMEsalonは電子同意書の作成を機能に挙げています。肌の状態は、見た様子とお客様の申告をそのまま書き、病名には置き換えません。

トリミング｜犬種・体重・性格と、予防注射の確認を残す

犬種・体重・年齢・性格と、狂犬病予防注射を受けているかの確認を、施術内容と一緒に残します。

飼い主の情報と犬ごとの記録を分けて持たせます。苦手な作業や噛み癖の記録は、次の担当者の安全にも関わります。

環境省によると、顧客の動物を預かる業は第一種動物取扱業の「保管」に当たり、その例に「美容業者（動物を預かる場合）」が挙げられています。この業は事業所・業種ごとに都道府県知事などの登録が必要です。また厚生労働省は、犬の登録と年1回の狂犬病予防注射を飼い主の義務としています。カルテには、飼い主に注射の状況を確認した日と方法を残します。

A’staff Cloudの電子カルテBasicは、ペットの体調やトリミング内容を記録できると説明しています。専用アプリも含め、飼い主と犬を分けて登録できるかを見て選びます。

電子カルテの4つのタイプ｜端末保存・クラウド・予約一体・電子契約付き

電子カルテは、データを置く場所と、予約や契約までまとめるかどうかで、4つのタイプに分かれます。

公式ページの記載をタイプごとに並べると次のとおりです。

どのタイプから見るかは、次の4つの問いで絞れます。

1人のサロンは、カルテだけのアプリから始める

1人で営むサロンは、予約や会計を持たないカルテ専用アプリの無料枠で、記録する習慣を作るところから始められます。

予約は予約サイトやLINEで受け、会計は別のレジアプリで済ませているなら、カルテに要るのは写真とメモを残す機能だけです。

カルテナは予約管理を「ホットペッパー・ミニモにおまかせ」と書いて機能をカルテに絞り、ネイルカルテは自らを顧客管理・写真カルテ・売上レポートだけのアプリと説明しています。

ただしネイルカルテはスタッフ共有について「現在は個人利用向けの設計です」と答えています。人を雇う予定があるなら、共有できる製品か、あとで持ち出せる製品を選びます。

スタッフで共有するなら、クラウド型とID数を見る

スタッフで共有するなら、データがクラウドにあり、使う人数分のIDを持てるかを料金表で確かめます。

A’staff Cloudの電子カルテBasicは月額4,000円（1店舗）で5IDまで、6ID以降は1IDあたり月額500円（税抜）で、複数台のiPadでの同時利用に対応します。KaruteKunは複数人サロン向けにスタンダードプラン（月額11,000円・税込）を分け、BeKARTEは多スタッフ・多店舗での共有をうたっています。

IDは1人に1つずつ渡します。使い回すと誰が書き換えたか分からず、辞めた人の閲覧だけを止めることもできません。1人1IDで分ける考え方はLINE公式アカウントを複数人で管理する方法｜4つの権限と追加手順・注意点と同じです。

無料の電子カルテで足りるか｜上限は顧客数・写真・保管期間で決まる

無料で足りるかは、顧客数・カルテの件数・写真の枚数の上限に、いまの常連の数が収まるかで決まります。

「無料」には、ずっと無料のフリープランと、有料サービスを一定期間だけ試せる無料お試しの2つがあります。

常連が80人を超えればカルテナの無料枠には収まりません。ネイルカルテは顧客30名に加えてカルテ作成50件までなので、顧客数より先にカルテの件数に届くこともあります。

写真の上限も違い、カルテナの料金表の「カルテの写真」の欄は無料2枚・ベーシック3枚・スタンダード4枚、KaruteKunは保存枚数制限がないと書いています。有料でも保管期間に上限がある製品があります（後述の「写真の保管期間」）。

有料に上げるのは、上限に当たる前に「持ち出せるか」を確かめてから

上限に当たる前に、有料プランをやめたときにカルテがどうなるかと、データを書き出せるかを確かめます。

ネイルカルテは、解約後もフリープランとして使えると答えていて、データエクスポートはプロプランの機能です。カルテナは1ヶ月単位でいつでも解約でき、解約してもスマートフォン・タブレット内のデータは消えないと書いています。

A’staff Cloudは最低利用期間が6か月なので、14日間の無料お試しで先に確かめます。ほかの製品は解約後のデータの扱いを公式ページで確認できなかったので、申し込む前に「解約したらカルテと写真はいつまで見られるか」を窓口で聞いておきます。

選ぶ前に確かめる5つ｜保存場所・書き出し・保管期間・ID数・最低利用期間

保存場所・書き出し・保管期間・ID数・最低利用期間の5つを、申し込む前に料金表とFAQで確かめます。

保存場所と書き出しは製品ごとに決まっているので、あとから変えるには乗り換えが要ります。

乗り換えるときに、カルテを持ち出せるか

乗り換えられるかは、いまのアプリの書き出しと、移る先のアプリの取り込みの両方がそろうかで決まります。

書き出す側では、ネイルカルテのプロプランにデータエクスポートがあり、カルテナはバックアップ機能でデータをZIPファイルとして書き出せます。取り込む側では、CASTFILEが紙カルテや他社のデータのインポートに対応している（または個別に相談）と答え、BeKARTEは紙カルテを画像として取り込む方法を挙げています。

書き出したファイルの形式や、写真まで移せるかは公式ページに書かれていませんでした。移る先の窓口に、いまのアプリ名と書き出せるファイルを伝えて、取り込めるかを先に聞きます。

写真の保管期間と、端末保存のバックアップ

写真は保管期間の上限と、端末に保存するタイプならバックアップの取り方を、使い始める日に決めておきます。

クラウド型では、写真がいつまで残るかは製品の決まりに従います。A’staff Cloudの電子カルテBasicは、写真や申し送りなどのカルテ詳細データの保管期間を過去2年間分としています。数年前の仕上がりと比べたい業種では効いてきます。

端末保存型は、バックアップを取らないと端末と一緒にデータを失います。カルテナは、任意でGoogleドライブ連携を有効にするとバックアップを自動保存できると説明しています。自動保存を最初に設定するか、書き出す日を決めておきます。

電子カルテと個人情報｜持病・服薬の欄は要配慮個人情報に当たりうる

カウンセリングシートの持病や通院・服薬の欄は、病歴や診療・調剤の事実として、要配慮個人情報に当たりえます。

個人情報保護法は、病歴や犯罪の経歴などを含む個人情報を「要配慮個人情報」として厳しく扱います。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）は「病歴」を病気に罹患した経歴とし、医師等により診療や調剤が行われたことも要配慮個人情報に含めています。

一方、身長・体重・血圧などを健康診断や診療と関係のない方法で知った場合は、健康診断等の結果には当たらないとされています。同じ健康の話でも、「皮膚科で治療を受けた」「薬を飲んでいる」と書けば、診療や調剤の事実に当たりえます。

業界団体の日本ネイリスト協会は、ネイルのカウンセリングでカブレ等の病歴・体質・体調を聞く場合があるとし、過去の病歴等は要配慮個人情報に当たるので、利用目的を明らかにしてお客様の同意を得る必要がある、と案内しています。

カウンセリングシートは、利用目的を示してお客様に書いてもらう

持病などの欄は、何に使うかをシートに書いたうえで、お客様本人に記入してもらう形にします。

要配慮個人情報を取得するときは、原則として、あらかじめ本人の同意が必要です。ただし委員会のガイドラインは、書面や口頭などで本人から直接受け取る場合は、本人が情報を提供したことをもって、取得に同意があったものと解されるとしています。お客様がカウンセリングシートに自分で書く形なら、この形に当たります。

また、書面やユーザー入力画面への打ち込みで本人から直接受け取るときは、あらかじめ利用目的を明示します。紙でもタブレットでも同じで、シートの上に「施術の安全のために確認し、ほかの目的には使いません」のように書いておきます。

聞く項目は施術に必要なものに絞ります。

漏えいしたら委員会へ報告。見られる人を絞り、要らなくなったら消す

要配慮個人情報を含むカルテが漏えいした、またはそのおそれがあれば、個人情報保護委員会への報告が必要です。

委員会のガイドラインは、要配慮個人情報を含む個人データの漏えい等が発生し、またはそのおそれがある場合に委員会へ報告しなければならないとしています。カルテの入ったスマホの紛失も確かめる対象です。本人の同意なく第三者に渡すことも原則できず、オプトアウトによる提供も認められていません。

個人情報保護法は安全管理措置、従業者の監督、委託先の監督を求めています。カルテなら、スタッフごとにIDを分ける、端末に画面ロックをかける、クラウド事業者の管理のしかたを確かめる、といったことです。

利用する必要がなくなった個人データは遅滞なく消去するよう努めます。長く来店のないお客様のカルテをどうするかを決めておきます。

紙カルテから電子カルテへ移す4ステップ

残す項目を決め、新しい来店から電子で書き、過去の紙は常連から取り込み、紙の保管と消去の決まりを作ります。

1. 残す項目を決める。 表2を下敷きに、紙カルテの欄とアプリの入力欄を照らし合わせ、無い欄はメモ欄にまとめるか外します。

2. 新しい来店から電子で書く。 切り替えの日を決め、その日から来店したお客様は電子で書きます。紙と両方に書くと手間が倍になります。

3. 過去の紙は常連から取り込む。 次に来店しそうな常連から移します。打ち直さず、BeKARTEが挙げるように紙をスキャンや撮影で画像として取り込む方法もあります。

4. 紙の保管と消去の決まりを作る。 移した紙をいつまでどこに保管し、いつ処分するかを決めます。個人情報保護法は、要らなくなった個人データを遅滞なく消去するよう努めることを求めています。持病などの欄がある紙は鍵のかかる場所に置きます。

カルテはアプリに、予約とお知らせはLINEに｜エールス

エールスにカルテ機能はありません。カルテは専用アプリに置き、予約と来店前のお知らせをLINEで回す側で使えます。

エールスの7つのコア機能は、AIチャット応答、予約システム、カレンダー連携、リマインダー、一斉配信、顧客分析（AI）、マルチテナント管理で、カルテの機能は含まれていません。

カルテ専用アプリと組み合わせる場合、エールスはお客様とのやり取りを受け持ちます。

• 予約：LINE／LIFFから予約・確認・キャンセルができ、Googleカレンダーと双方向で同期します。
• リマインダー：予約の24時間前にLINEで自動で通知します。予約タイプごとにオン・オフを切り替えられます。
• 一斉配信：予約配信と即時配信に対応します。

料金は、Freeプランが月額0円（1テナント。予約・配信・カレンダー連携を含む）、Proプランが月額10,000円です。リマインダーなどのLINEの通数課金はテナント側のLINE契約に従います。機能はエールスの機能一覧、料金はエールスの料金プランにあります。無断キャンセルを減らす手順はLINE予約リマインドの自動送信手順｜ドタキャンを減らす4段階の対策にまとめています。

よくある質問

選ぶ前に確かめたい7つの質問に、公式ページと公的資料をもとに答えます。

Q. サロンの電子カルテは無料で使えますか？

A. 使えます。フリープランがあるのはカルテナ、ネイルカルテ、CASTFILEなどで、ネイルカルテとCASTFILEは、無料で始めるときにクレジットカードの登録が要らないと書いています。A’staff Cloud（14日間）やKaruteKun（30日間）の無料は有料サービスのお試し期間で、KaruteKunは無料トライアルが終わっても、契約するまで費用は発生しないとしています。

Q. スマホだけで使えますか？

A. 製品によります。カルテナとネイルカルテはスマホのアプリで、KaruteKunはパソコン・タブレット・スマートフォンで使えます。A’staff CloudはiPadに最適化されています。BeKARTEはパソコンとタブレット（Android・iPad）で使え、スマホには対応していないとFAQに書いています。

Q. 機種変更したらカルテは消えますか？

A. クラウド型はログインし直せば新しい端末で見られます（ネイルカルテの記載）。端末保存型は、古い端末で書き出したバックアップを新しい端末で読み込みます。カルテナはアプリ内のバックアップ機能でZIPファイルに書き出す方法を案内し、解約してもスマートフォン・タブレット内のデータは消えないと答えています。古い端末は、新しい端末で開けるのを確かめてから初期化します。

Q. 今ある紙カルテはどうすればいいですか？

A. すぐに捨てず、常連のものから順に移します。CASTFILEは紙カルテや他社のデータについて、データインポートに対応しているか、個別に相談できると答えています。移し終えた紙は、保管の期限と処分の方法を決め、個人情報を含むものとして扱います。

Q. 持病やアレルギーをカルテに書いてもいいですか？

A. 書けますが、扱いに決まりがあります。病歴や診療・調剤を受けた事実は要配慮個人情報で、本人がシートに書いて渡す形なら提供したことをもって同意があったと解されます。個人情報保護委員会のガイドライン（通則編）には、アレルギーという言葉での例示はありません。病歴や治療の事実を含むこともあるので、同じように利用目的を示し、見られる人を絞って扱うのが安全です。

Q. エステの契約書を電子で渡してもいいですか？

A. お客様の承諾を得れば、電子メールなどで渡せます（2023年6月1日施行）。消費者庁のガイドラインは、承諾は消費者の真意に基づくものでなければならないとし、承諾を取る前に、承諾しなければ紙の書面が交付されることなどを説明するよう求めています。承諾の手続きに不備があれば交付したとはみなされないので、承諾を取った記録もカルテと一緒に残します。

Q. ホットペッパービューティーの予約と一緒に使えますか？

A. 予約はホットペッパービューティーで受け、カルテは別のアプリに残す使い方ができ、カルテナはこの分担を前提にしています。予約を自動で取り込めるかは、今回確認した公式ページに記載がありませんでした。二重入力を避けたいなら、予約サイトとの連携の有無を各社の窓口で確かめます。

まとめ

業種ごとに残す項目を決め、保存場所と書き出しを確かめてから、無料の範囲で試して選びます。

1人ならカルテ専用アプリの無料枠から、スタッフと共有するならクラウド型でID数を、エステのコース契約を扱うなら電子契約の機能を見ます。

次にやることは3つです。表2で残す項目を書き出す。候補の料金表とFAQで表5の5つを確かめる。無料プランか無料お試しで1か月ほど使ってみる。持病や服薬を聞く欄があれば、使い始める前に利用目的を書き足します。

参考情報

• カルテナ（公式）
• ネイルカルテ（公式）
• CASTFILE（公式）／料金
• A’staff Cloud 電子カルテBasic（公式）
• KaruteKun（公式）
• BeKARTE（公式）／価格
• LiMEsalon（公式）
• 個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）（個人情報保護委員会）
• 特定継続的役務提供（消費者庁 特定商取引法ガイド）
• 契約書面等に記載すべき事項の電磁的方法による提供に係るガイドライン（消費者庁）
• 第一種動物取扱業者の規制（環境省）
• 狂犬病（厚生労働省）
• 医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第7.0版（厚生労働省）
• ネイルサロンのコンプライアンス 第四回（日本ネイリスト協会）
• エールス 機能一覧／エールス 料金プラン